Kennishouder aan het woord: hoe voorkom je chaotisch overleg in een crisisteam?
Het crisisteam vergadert. Er ontstaat discussie over de gewenste aanpak van de crisis. Iedereen praat door elkaar.
Wat is op dat moment de beste aanpak?
In onze Scenario van de Week-poll koos 75% voor structuur aanbrengen. 11% koos voor snel een besluit nemen en 11% voor het besluit uitstellen. 4% wilde de discussie voortzetten. Een herkenbare praktijksituatie. In een crisis kunnen tegengestelde inzichten ontstaan over de beste aanpak. Dat kan zorgen voor discussie binnen het crisisteam. We vroegen Thijs van der Weijde, consultant crisismanagement en kennishouder bij Inprevo, en daarnaast werkzaam als informatiemanager bij een veiligheidsregio, om zijn blik op dit scenario.
↓ Lees verder: waarom crisisoverleg kan vastlopen én hoe je weer structuur aanbrengt.
Waarom ontstaat er vaak discussie binnen een crisisteam?
In een crisissituatie is er, zeker in het begin, vaak een tekort aan informatie over wat er precies aan de hand is. Als mensen zijn we gewend om afgewogen besluiten te nemen op basis van alle beschikbare informatie. Die luxe ontbreekt vaak tijdens een crisissituatie.
Daarnaast is er in een crisissituatie altijd sprake van tijdsdruk. Er is weinig ruimte om besluiten uit te stellen, omdat de crisissituatie daardoor langer kan voortduren en de gevolgen mogelijk groter worden.
Ook speelt er tijdens crisissituaties altijd onzekerheid. Niet van alles is het verloop met 100% zekerheid vast te stellen.
De combinatie van deze drie factoren zorgt ervoor dat er ruimte ontstaat voor meerdere ‘wat als...’-scenario’s. Daardoor kunnen binnen het crisisteam verschillende inzichten ontstaan over de beste oplossing.
Een praktijkvoorbeeld
Een voorbeeld maakt dit duidelijker.
Deelnemer A denkt dat de dijk gaat doorbreken en dat evacueren van de locatie daarom de beste optie is. Deelnemer B verwacht dat de dijk het houdt en vindt evacueren onnodig veel gedoe en kosten met zich meebrengen.
Deelnemer B wijst erop dat dit al de derde keer dit jaar is dat er een waarschuwing wordt afgegeven en dat de dijk het de vorige keren ook heeft gehouden. Deelnemer A brengt daartegen in dat de verwachte maximale waterstand nu hoger is dan de vorige keren.
In verband met de voorbereidingen voor een evacuatie is er in dit geval geen tijd om het besluit uit te stellen totdat experts, bijvoorbeeld van het waterschap, meer duidelijkheid kunnen geven. Er is dus ook geen tijd voor lange discussies.
Hoe voorkom je dat een crisisoverleg verzandt in discussie?
Er zijn verschillende factoren die hieraan bijdragen.
De eerste is ervoor zorgen dat het crisisteam zo klein mogelijk blijft. Laat alleen de mensen aansluiten die echt nodig zijn voor deze specifieke crisis.
Daarnaast is het aanbrengen van een vaste overlegstructuur erg belangrijk. Dit begint met het vaststellen van een duidelijk doel voor het crisisteam en het meegeven van de juiste prioriteiten. In het voorbeeld komt dat neer op de vraag wat op dat moment belangrijker is: de veiligheid van mensen of het voorkomen van onnodige kosten.
Ook is het belangrijk dat alle beschikbare informatie over de crisis wordt gedeeld. Zo ontstaat een zo volledig mogelijk beeld van de crisissituatie. Daarna wordt gekeken welke informatie nog ontbreekt en belangrijk is voor een goed besluit.
Als er nog tijd is om die informatie te achterhalen, kan daarop worden gefocust. Is die tijd er niet, dan zal de ontbrekende informatie met de beschikbare kennis zo goed mogelijk moeten worden ingevuld.
Tot slot is het aan de voorzitter om op basis van deze informatie en de adviezen van de leden van het crisisteam een definitief besluit te nemen. Als dat besluit eenmaal is genomen, wordt daar in beginsel niet meer op teruggekomen. De energie wordt dan gericht op het uitvoeren van het besluit.
Borg de vergaderstructuur in je crisismanagementplan
In de voorbereiding op een crisissituatie kun je al veel doen om structuur aan te brengen.
Je kunt bijvoorbeeld in een crisismanagementplan vastleggen welke personen bij welk type crisis moeten aansluiten in het crisisteam. Ook kun je de bevoegdheden van het team vastleggen.
Daarnaast helpt het om te werken met een vaste vergaderagenda. Die biedt houvast tijdens een crisisoverleg en voorkomt dat het overleg alle kanten op gaat.
Eventueel kan er ook voor gekozen worden om een technisch voorzitter aan te wijzen. Deze persoon leidt de crisisvergadering en bewaakt de structuur.
Oefen het nemen van besluiten onder tijdsdruk
Het leiden van een crisisvergadering vraagt om specifieke vaardigheden. Ook het verzamelen, ordenen en bijhouden van alle beschikbare informatie is een vaardigheid die goed getraind moet worden.
Daarnaast moet het nemen van besluiten onder tijdsdruk regelmatig geoefend worden met het volledige crisisteam.
Inprevo biedt verschillende trainingen aan voor het trainen van crisisteams. Daarnaast bieden we maatwerktrainingen aan die specifiek gericht zijn op voorzitters, loggers en plotters.
Wil je meer informatie over onze Crisis Management Trainingen?
Neem dan gerust contact met ons op.
